Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus 

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 § mukaisesti asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Taivassalon kunta on tiedonhallintalaissa tar­koitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kuntalaiset ja muut asianosaiset voivat kohdistaa paremmin tietopyyntönsä (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). 

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Taivassalon kunnan asioiden ja pal­velujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on mainittu esimerkkeinä haku­tekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietojärjestelmistä tai arkistoista. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee myös, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä. 

Taivassalon kunnan asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä 

Taivassalon kunnan asiarekisteri on kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot (metatieto kuvaa asiakirjan rakenteen, kontekstin ja suhteet muihin asiakirjoihin; se mahdollistaa haun, paikallistamisen ja tunnistamisen). Asiarekisterissä on vireille tulleet asiat, näiden käsittelyvaiheet ja niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on Taivassalon kunnan asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestel­missä sekä paperisina asiakirjoina.

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoite­taan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

• Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena vi­ranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lau­sunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
• Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
• Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esi­merkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuran­ta.

Taivassalon kunnan päätöksentekojärjestelmä on nimeltään Ahti (Triplan Oy:n tWeb). Ahti-päätöksentekojärjes-telmä toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, val­mistelutyötä, päätök-sentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asioin­tia. Ahti-päätöksente-kojärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötie­toluonne, salassapito-peruste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

Hakuperusteet

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista mer­kinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Taivassalon kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seu­raavilla hakuperusteilla:

• asiakirjan tai asian nimi
• diaarinumero (asianumero)
• kiinteistötunnus
• henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä)
• henkilötunnus
• asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
• käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu)
• asian vireillepanija
• päätöksentekijä
• valmistelija
• päivämäärä.

Tietopyynnöt 

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto vi­ranomaisen julkisesta asiakirjasta. Viranomaisen asiakirjana ei kuitenkaan pidetä: 

• Virkatehtäviin liittymättömät asiakirjat 
• Luonnokset ja muistiinpanot 
• Viranomaisen sisäistä koulutusta tai tiedonhakua varten hankitut asiakirjat 
• Sellaiset viranomaisten sisäiseen työskentelyyn liittyvät asiakirjat, joita ei arkistolainsäädännön mukaan liitetä arkistoon (niitä ei ole määritelty arkistonmuodostus-suunnitelmassa). 

Taivassalon kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt lähetetään kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@taivassalo.fi, mistä ne toimitetaan eteenpäin. Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu.  

Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta  

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti niin, että siitä käy ilmi mitä asiakirjaa pyyntö koskee ja jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse.  

Tietopyyntö salassa pidettävästä asiakirjasta 

Salassa pidettävä asiakirja voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvit­tämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti tietopyyntölomakkeella, jossa on tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus. Tietopyyntölomakkeen saa Taivassalon kunnan kirjaamosta, kirjaamo@taivassalo.fi. 

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat  

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän vaativa asian käsittelyaika on kuukau­si tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.  

Taivassalon kunnan tietovarannot 

Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävä kokonaisuus. Tietoaineisto puolestaan on asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva tiettyyn viran­omaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus. Taivassalon kunnan tietovarannot koostuvat fyysisis­tä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.  

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Taivassalon kunnan tieto­varantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu kunnan verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuo­ja-selosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tie­tojärjestelmät.

Fyysiset tietovarannot (arkistot)  

Arkiston käsitteellä tarkoitetaan tilaa sekä järjestelmää, jossa asiakirjaryhmät ja aineistot tallennetaan ja niitä hallinnoidaan. Taivassalon kunnan arkistot koostuvat pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistosta ja toimialojen lähiarkistoista. 

Loogiset tietovarannot (rekisterit)  

Rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Tietojoukko voi olla keskitetty, hajautettu, toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu. Käytän­nössä rekisteri voi siis koostua yhdestä tai useammasta eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä.   

Loogisen rekisterin käsite tarkoittaa sitä, että samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat sa­maan henkilörekisteriin. Yhteen rekisteriin voi sisältyä monenlaisia ylläpitotapoja tai järjestelmiä sekä manuaa­lisia asiakirjoja, jotka kaikki liittyvät samaan tietojen käsittelytarkoitukseen. Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.

Taivassalon kunnan tiedonhallinta koostuu 11 tietovarannosta. Alle on kuvattu kaupungin tietovarannot sekä niihin sisältyvät tietojärjestelmät, joissa tehdään hallinnollinen ratkaisu tai päätös kunnan lakisääteisten tehtä­vien osalta.

• Alueiden käytön suunnittelu tietovaranto sisältää alueiden käyttöön liittyvät suunnitelmat ja ne suunni­telmien lähtötiedot, jotka eivät sisälly muihin tietovarantoihin. Tietovarannosta vastaava viranomainen on rakennetun ympäristön lautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät WebGis ja Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Jätehuolto tietovaranto sisältää jätehuollon järjestämiseen liittyvät suunnitelmat sekä lupa- ja valvon­tatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on rakennetun ympäristön lautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Wingo ja Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Liikuntapalvelut tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan liikuntalaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Lisäksi tietovaranto sisältää tietoa ulkoliikuntapai­koista, luontokohteista ja satamakohteista. Tietovarannosta vastaava viranomainen on palvelulautakun­ta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Nuorisotyö tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan nuorisolaissa kunnan tehtä­väksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Tietovarannosta vastaava viranomainen on palvelulauta­kunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Opetus ja koulutus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän opetuksen ja koulutuksen tarvitsemat tie­dot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on palvelulautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjes­telmät Kurre, Primus, Wilma ja Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Oppilas- ja opiskelijahuolto tietovaranto sisältää oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa määritellyn opiskelu­huollon järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on palvelulautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät Kurre, Primus, Wilma ja Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Rakennusvalvonta tietovaranto sisältää rakennusten lupa- ja valvontatiedot sekä rakennuksia koskevat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunnan ympäristö- ja rakennusjaos­to. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät KuntaNet7, Lupapiste ja Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Sosiaalihuolto tietovaranto sisältää lakisääteisten ja kunnan päättämien sosiaalipalvelujen hoitamisessa tarvittavat tiedot. Tieto­varannosta vastaava viranomainen on kunnanhallitus. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät ProConsona, Mediatri, Titania sekä Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Tiet ja yleiset alueet tietovaranto sisältää infran rakentamiseen, omaisuuden hallintaan ja kunnossapi­toon liittyvät tiedot sekä yleisten alueiden lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomai­nen on rakennetun ympäristön lautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Varhaiskasvatus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän varhaiskasvatuksen tarvitsemat tiedot. Tieto­varannosta vastaava viranomainen on palvelulautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Daisy, Varda ja Ahti-päätöksentekojärjestelmä.
• Yleishallinto tietovarantoon sisältyy lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely sekä kunnan edunvalvontaan, omistajaohjaukseen, sisäiseen valvontaan, riskienhallinnan järjestämiseen, ar­kistotoimen järjestämiseen, luottamushenkilötoimintaan ja vaaliviranomaisen tehtävään liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää myös henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tiedot. Tietovarannosta vastaavia vi­ranomaisia ovat kunnanhallitus, tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät S365HR, Raindance, RondoR8 sekä Ahti-päätöksentekojärjestelmä.